Il y a un moment, chaque hiver, où les dirigeants ressentent la même petite tension dans l’air. Pas à cause du froid… mais parce que la clôture annuelle approche. C’est ce passage obligé où tout ce qui s’est passé pendant douze mois doit enfin « tomber juste ». Là où les chiffres, les obligations et les délais se rappellent à vous, alors que vous sentez le poids de vos efforts sur les épaules et que vous vous réjouissez d’un repos bien mérité.
Et c’est précisément dans ces semaines-là que la rigueur comptable fait toute la différence. Voici quelques étapes clés à ne pas oublier, et comment je préconise de les aborder.
Tous les salaires calculés et payés durant l’année écoulée doivent être correctement comptabilisés.
En effet, au 31 janvier de l’année N+1 la masse salariale de l’entreprise doit être déclarée aux différents acteurs / partenaires tels que AVS, LAA, IJM (si vous en avez une), LPP (prévisionnel pour l’année N+1).
De cette déclaration seront issus les décomptes finaux pour l’année N.
Ceux-ci doivent donc être provisionnés dans les comptes adéquats.
Astuce : pour simplifier la clôture annuelle des comptes, le paramétrage des charges patronales en même temps que les salaires est recommandé. Cette méthode facilite grandement la réconciliation en fin d’exercice.
Le décompte TVA du dernier trimestre de l’année N doit être remis au plus tard le 28 février de l’année N+1.
Si vous y êtes soumis, quel que soit votre régime, les montants déclarés doivent correspondre à votre chiffre d’affaires.
Aujourd’hui, la majorité des logiciels de comptabilité proposent des décomptes de TVA intégrés. Mais, il faut quand même vérifier les chiffres avec ceux qui figurent dans le rapport des pertes et profits avant de clôturer l’année.
Pour ce qui concerne les achats, pour ceux qui sont à la méthode effective, surtout aux contre-prestations reçues, il faut faire attention à bien documenter chaque dépense et en conserver les preuves.
Astuce : pour une comptabilité sans papier, numérisez toutes vos pièces justificatives (factures d’achat, tickets). Le stockage de ces copies digitales directement avec les écritures dans votre logiciel évite l’encombrement des classeurs et protège vos données contre l’effacement des reçus originaux.
Le solde de la banque de la comptabilité doit correspondre au solde de l’extrait de compte bancaire au 31 décembre de l’année N.
Il arrive que lors du traitement des écritures bancaires électroniques, des dépenses de cartes ou des paiements de factures soient comptabilisés durant l’année N alors qu’elles ne figureront sur le relevé bancaire qu’au début de l’année N+1.
Astuce : pour une meilleure gestion inter-exercices : lorsque le paiement d’une dépense tombe sur l’année fiscale suivante (N+1), mais que l’achat ou le service concerne l’année en cours (N), enregistrez temporairement l’écriture dans un compte transitoire. C’est la clé pour imputer correctement les charges à la bonne année fiscale.
Chaque année, des factures sont envoyées en novembre, payables avant le 31 décembre alors qu’elles concernent l’année fiscale suivante.
Typiquement les assurances de personnes, les assurances des véhicules, les plaques des véhicules. La charge sera enregistrée durant l’année N et, au 31 décembre, sera reclassée dans des comptes transitoires afin de pouvoir appliquer la charge sur la bonne année fiscale, à savoir N+1.
Il en est de même pour les factures concernant des charges de l’année N et dont les factures parviennent durant l’année N+1.
Il est recommandé de tenir un registre des immobilisations afin d’y comptabiliser les investissements de l’entreprise et leurs amortissements.
En général, ceux-ci sont enregistrés dans le même compte comptable ce qui à mon sens fait perdre la traçabilité des investissements réalisés et leur historique.
Astuce : pour la gestion des immobilisations et pour un suivi clair de vos actifs, utilisez deux comptes distincts; un compte d’actif pour enregistrer la valeur des investissements (biens acquis), et un compte séparé pour comptabiliser les amortissements (dépréciation). Il est crucial de conserver les factures d’achat originales pour justifier la valeur initiale et le calcul des amortissements.
Il faut distinguer les leasings financiers des leasings opérationnels.
Un leasing financier permet l’acquisition d’un bien qui, en fin de paiement, peut devenir la propriété de l’entreprise au paiement de la valeur résiduelle.
Un leasing opérationnel correspond à un prêt de matériel à l’entreprise qui doit le restituer en fin de contrat.
En conséquence, l’objet d’un leasing financier se comptabilise au bilan alors qu’un leasing opérationnel se comptabilise dans les charges.
Le délai pour la remise de la déclaration d’impôts est le 31 mars de l’année N+1.
Une fois toutes les écritures passées, les états financiers établis, ils doivent être signés par le dirigeant de l’entreprise. Cela implique que sa responsabilité est engagée concernant ceux-ci. Si ceux-ci ont été préparés par une fiduciaire, sa responsabilité sera dégagée une fois qu’ils auront été signés par le dirigeant de l’entreprise.
Une clôture annuelle bien menée, ce n’est pas seulement une formalité administrative : c’est un exercice de précision qui conditionne la transparence financière de l’entreprise, la qualité de ses décisions pour l’année à venir… et la sérénité de son dirigeant.
Avec de bonnes pratiques, quelques réflexes simples et une documentation rigoureuse, la clôture devient non plus un moment redouté, mais un outil de pilotage puissant.
Et maintenant, vous pouvez enfin vous reposer !
Rigueur comptable lors de la clôture annuelle des comptes d’une entreprise Il y a un moment, chaque hiver, où les dirigeants ressentent la même petite tension dans l’air. Pas à cause du froid… mais parce que la clôture annuelle approche. C’est ce passage obligé où tout ce qui s’est passé pendant douze mois doit enfin […]
Rigueur comptable lors de la clôture annuelle des comptes d’une entreprise Lire la suite »